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时间管理:向比尔盖兹学习三抓三放简化工作
发表于 十一年前(2009-6-20 9:18:26) | 阅读 (495) | 评论 (0)

勇于和时间赛跑的人,未必赢得了时间。
放弃与时间竞逐的人,必定会输给时间。

管理大师彼得·杜拉克说过:“时间是世界上最短缺的资源,除非善加管理,否则一事无成。”每个上班族都需要时间来处理公事,也需要时间在繁忙工作与休闲生活之间取得平衡。但实际上多数人对时间管理的概念均十分模糊。

其实,时间管理是需要学习的,正如同你过去曾努力学习任一专业技能与科目一般。时间管理也是需要练习的,在明了相关原则及技巧之后,必须身体力行、加以实践,才能为自己「抢」得宝贵的时间。

热爱时间、投资己爱的比尔盖兹
比尔盖兹在就读湖滨中学时,获得一个撰写电脑程式的机会,便与朋友保罗一起承接该项专案。两人镇日埋首工作,几近废寝忘食,有时甚至一天工作超过20个小时。埋首苦撑八个礼拜后,他终于走出了电脑室,顺利完成任务。

比尔盖兹热爱电脑,他尚未自哈佛大学毕业前,就迫不急待地在车库里创业。创立微软公司的那一年,他还未满20岁。

比尔盖兹认为工作是一场竞赛,喜欢在紧要关头全力以赴的感觉,也深深享受伴随而来的快乐与成就感。他勇于追逐时间,结果打造出有史以来最强大的电脑软体王国。

他曾开玩笑地说,自己没时间思考经济学,来不及成为生物化学家,也无暇练就高尔夫球72杆的好成绩。虽然这些都是他想做的事情,但并非是他最喜欢的事情。

他最喜欢的是电脑,最想积极拥抱的是高科技,所以心甘情愿,将自己绝大部分的时间资源投注在电脑科技上。

比尔盖兹的三大成功要素
有一次,和某家电子公司总经理晤谈时,他提到对于庞大的企业体而言,提高营运绩效是终极目标,而他自己最想达成的是工作的简化。

比尔盖兹的成功可归因于三大要素:

(1) 明确设立目标
他知道电脑是明日科技的梦想,也深信自己就是实现那个梦想的人。 在心中订立明确工作目标,设定清楚的工作蓝图,详细规画工作进度,就义无反顾地努力逐梦。

(2) 集中焦点攻击
比尔盖兹将自己的精力及时间全部投注在电脑科技的研发上,集中焦点猛烈攻击,所以能在短时间内缔造惊人的卓越成果。

(3) 简化工作内容
比尔盖兹大幅简化工作内容,使自己可以心无旁骛地专注于本业之上。工作的简化让他能专心思考,减少无谓的时间浪费,从而获得关键性的胜利。

疏掉杂务别浪费时间养分
在日本“电视冠军”节目中,有一位水果达人,为了让果树结出最硕大、最甜美的果实,会在果树开花后摘掉大部分的花朵,仅留下两三个花苞。“我要让全部的养分都灌注在这几个花苞上,这样自然能够结出最大、最甜的果实。”达人自信满满地说。

水果达人的秘诀非常值得我们参考。让我们想想,有这么一株小树,状似茂密,但向侧边横生出许多细小枝干。那么,如果把主树干比喻为本业工作的话,那些细小枝干就可能相当于琐碎的杂务,例如不具意义的小事、冗长无聊的会议、徒具表面工夫的人际交往等。以“时间养分”来说,这些细小枝干与主树干是竞争者,主树干吸取的养分不足,以致无法持续向上成长茁壮。

若你将那些抢夺“时间养分”的旁枝细干大刀阔斧地砍除,所有的养分将悉数灌注在主树干上,故可使树干迅速拔高,成为顶天立地、高耸入云的大树。

那该如何简化工作呢?请参考以下「三抓三放」的原则:

(1) 抓大事,放小事
集中思考工作上的大事,对于微不足道的小事,无须过度烦心。高阶管理者必须为公司明确定位,掌握未来发展的重要方向,别为枝微末节而操心;基层员工应将时间用于可明显提升业绩的事务上,无关紧要的小事则尽量删除。

(2) 抓正事,放杂事
要顺利完成一件工作,有其必要的程序及步骤,亦即完成该项任务的正事,而与完成该项任务无关的则称为杂事。一个有智慧的工作者应抓紧正事,将心力和时间集中投资于处理与该任务最相关的核心问题;至于与正事无关的杂事,可交由旁人处理,或是尽量避免,以简化工作内容。

(3) 抓要事,放闲事
重要又紧急的事情应该在第一时间完成;没有时间压力的闲事,则利用工作空档,简单处理即可。要事与闲事的差别,在于对绩效的贡献度以及时间的紧迫程度。高绩效贡献度、高时间紧迫性的要事必须优先处理,低绩效贡献度、低时间紧迫性的闲事则可暂缓或删除。

原作者:褪墨

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